E-Rechnung für Unternehmen in 2025 - Fakten und Werkzeuge
Mike Hengge
- 14. Januar 2025
Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen in Deutschland ab 2025 Pflicht. Heute stellen wir eine Übersicht aller relevanter Infos in kurzer Form bereit und zeigen zwei Lösungsansätze mit Open Source Tools, durch die deutsche KMU den Anforderungen des Bundesministerium für Finanzen schnell gerecht werden können.
E-Rechnung ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sein. Das klassische PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter die Definition einer E-Rechnung, da es kein strukturiertes Format enthält.
Außerdem müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen, oder nicht. Dies kann beispielsweise durch ein einfaches E-Mail-Postfach geschehen.
Von 2025 bis 2026 dürfen Unternehmen noch sogenannte sonstige Rechnungen, wie Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. PDF), verwenden, wenn der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro können diese Übergangsregelungen bis 2027 in Anspruch nehmen EDI-Verfahren, die nicht den Anforderungen der EN 16931 entsprechen, bleiben bis 2027 zulässig.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) sowie Fahrausweise können auch weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Kleinunternehmer (gemäß § 19 UStG) sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können.
Rechnungen, die steuerfreie Umsätze betreffen (z. B. Finanzdienstleistungen, Grundstücksvermietung), sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
E-Rechnungsformate
XRechnung und ZUGFeRD sind die am häufigsten genutzten und rechtlich anerkannten Formate. Insbesondere ZUGFeRD als hybrides Rechnungsformat (menschenlesbares PDF & maschinenlesbarer XML-Anhang mit strukturierten Daten) deckt alle Ansprüche an eine übermittelte Rechnung.
EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT) sind weiterhin zulässig, wenn sie die Extraktion der notwendigen Umsatzsteuerdaten ermöglichen.
Aufbewahrungspflicht
Die E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen, strukturierten Form aufbewahrt werden, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind hierbei zu beachten. Mehr dazu.
Zukunftsperspektive und Meldesystem
Das E-Rechnungsformat dient auch als Vorbereitungsmaßnahme für die ViDA-Initiative der EU, die langfristig ein europaweites Meldesystem für Umsatzsteuerdaten etablieren möchte (geplant bis 2028, möglicherweise verschoben auf 2030 oder 2032). Die Umsetzung des Meldesystems wird jedoch nicht vor der Einführung der E-Rechnung in Deutschland erwartet.
Zusätzliche Details
Vereine: Wenn Vereine unternehmerisch tätig sind, unterliegen auch sie der Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen. In nichtunternehmerischen Bereichen können sie weiterhin “sonstige Rechnungen” verwenden. Leitweg-ID: Für E-Rechnungen an Behörden im B2G-Bereich wird eine Leitweg-ID benötigt, was nicht für den B2B-Bereich gilt.
Fristenübersicht
| Gültige Rechnungsvarianten | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| Sonstige Rechnungen (PDF, Papier, usw.) | ✔︎ | ✔︎ | ✖︎ | ✖︎ |
| Sonstige Rechnungen & Vorjahresumsatz unter 800.000€ | ✔︎ | ✔︎ | ✔︎ | ✖︎ |
| EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | ✔︎ | ✔︎ | ✔︎ | ✖︎ |
| E-Rechnung (konform zu EN 16931) | ✔︎ | ✔︎ | ✔︎ | ✔︎ |
Fazit:
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 fördert die Digitalisierung und Automatisierung im deutschen Wirtschaftsverkehr und schafft neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Fehlervermeidung. Übergangsregelungen bieten Unternehmen Zeit, sich an die neuen Anforderungen anzupassen.
Eine klare Definition der E-Rechnung und der damit verbundenen Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ist entscheidend, ebenso wie die Empfangspflicht für alle Unternehmen ab 2025.
Zudem muss die geltende Aufbewahrungspflicht eingehalten und die GoBD beachtet werden.
Praxisbeispiel: E-Rechnungen mit InvoiceNinja
Um aufzuzeigen, wie einfach der Umgang mit E-Rechnungen sein kann, haben wir dir eine Vorschau aus dem Tool “Invoice Ninja” erstellt.
1. Import von E-Rechnungen in Invoice Ninja
Nach dem Import der XML wird die Eingangsrechnung automatisch als Ausgabe hinzugefügt und der Ersteller als Lieferant angelegt.
2. E-Rechnungen in Invoice Ninja erstellen
Die entstandene PDF enthält bei korrekter Konfiguration die E-Rechnung als XML (ZUGFeRD-Format). Die XML lässt sich über die Benutzeroberfläche bequem exportieren oder direkt an den Kunden schicken.
Wenn’s schnell gehen muss - weitere hilfreiche Tools
- Mit dem Quba-Viewer kannst du schnell und einfach Rechnungen öffnen und auslesen.
- Über den E-Rechnungsvalidator des Landes Baden-Württemberg kannst du E-Rechnungen validieren und auf Vollständigkeit prüfen.
- Bei unseren Recherchen fiel auch Fakturama als praktisches Tool für Rechnungserstellung und Buchführung, direkt auf der Client-Hardware, positiv auf.
