GoBD - Was Unternehmer in Deutschland wissen müssen
Mike Hengge
- 14. Januar 2025
Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz: GoBD) sind ein wesentlicher Bestandteil der deutschen Buchhaltungs- und Steuerpraxis. Aber was steckt hinter diesem sperrigen Begriff, und warum sind die GoBD für Unternehmer so wichtig?
Was sind die GoBD?
Die GoBD legen fest, wie steuerlich relevante Unterlagen in Deutschland aufzubewahren und zu verwalten sind – insbesondere in digitaler Form. Diese Richtlinien wurden von der deutschen Finanzverwaltung definiert, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von geschäftlichen Vorgängen sicherzustellen.
Im Kern geht es bei den GoBD um drei Prinzipien:
- Ordnungsmäßigkeit: Daten und Buchführungsprozesse müssen korrekt, vollständig und unveränderbar sein.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Vorgänge sollten dokumentiert und von einem Dritten (z. B. einem Prüfer) nachvollzogen werden können.
- Zugriffsmöglichkeit: Steuerprüfer müssen jederzeit Zugriff auf relevante Daten und Systeme erhalten.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibenden, die steuerrelevante Daten in elektronischer Form verarbeiten, fallen unter die GoBD. Dies schließt kleinere Unternehmen genauso ein wie große Konzerne.
Anforderungen der GoBD im Detail
Unternehmen müssen sicherstellen, dass:
- Daten unveränderbar gespeichert werden (Stichwort: Revisionssicherheit).
- Dokumentationen zu den verwendeten IT-Systemen vorhanden sind.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Elektronische Daten mindestens 10 Jahre gespeichert werden.
Darüber hinaus gelten strenge Anforderungen für die Protokollierung von Änderungen und Löschungen in IT-Systemen.
Tipps für Unternehmen
- Dedizierte Software einsetzen: Nutze Softwarelösungen, die GoBD-konform sind. Das erspart dir später viel Ärger bei einer Betriebsprüfung.
- Regelmäßig prüfen: Stelle sicher, dass deine Prozesse den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, da die GoBD regelmäßig aktualisiert werden können.
- Datenmanagement: Lege ein sauberes System für die Archivierung an. Je einfacher du Daten finden und bereitstellen kannst, desto besser.
Beide Tools ermöglichen die einfache Digitalisierung, Kategorisierung und sichere Speicherung von Unterlagen – GoBD-konform und Open Source.
Mit unserer Expertise unterstützen wir Unternehmen dabei, den Anforderungen der GoBD effizient und nachhaltig zu begegnen.
Fazit
Die GoBD mögen auf den ersten Blick kompliziert wirken, sind aber essenziell für die rechtssichere Buchführung. Sie bieten klare Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Daten und fördern Transparenz – ein Vorteil für Unternehmer und die Finanzverwaltung gleichermaßen.
Bleib auf dem Laufenden, und stelle sicher, dass dein Unternehmen GoBD-konform bleibt. So kannst du entspannt in die nächste Steuerprüfung gehen!
